Disclaimer privacy in firma e-mail: serve davvero a qualcosa?

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Avete presente il disclaimer privacy in firma e-mail? Nell’ambito degli adempimenti GDPR non serve a nulla. Spiacerà molto agli acrobati della retorica delle vendita un tanto al kg in nome dell’accountability, ma ammettiamolo sinceramente: andare a scrivere (in piccolo) una cosa del tipo

La presente comunicazione è riservata ai soli destinatari dell’e-mail.
Se non ne siete i corretti destinatari non è permessa divulgazione, copia, distribuzione o alcun impiego delle informazioni contenute all’interno.

in calce all’e-mail è inutile dal punto di vista legale. Infatti, la segretezza della corrispondenza e ogni forma di comunicazione (e dunque: anche la posta elettronica) è costituzionalmente tutelata e la sua violazione è già penalmente rilevante. Anche senza avvisi o disclaimer, per quanto scritti in un roboante legalese. Alcuni riportano addirittura l’articolo del c.p. (se siete curiosi: è il 616), sperando forse che abbia l’effetto di far desistere un ignoto destinatario erroneo dall’apprendere delle informazioni riservate.

Un suggerimento per quando pensate di proporlo come adempimento necessario.

Disclaimer come misura di sicurezza? Di male in peggio.

A volte x’è peso el tacon del sbrego, direbbero nel nordest, se si ritiene questa una misura organizzativa per evitare che destinatari erronei apprendano le informazioni contenute all’interno delle e-mail. Infatti se abbiamo detto che la comunicazione è “riservata ai soli destinatari dell’e-mail” non li abbiamo forse noi stessi autorizzati tout court per il solo fatto di…aver ricevuto l’e-mail? Dopodiché, se vogliamo richiamare l’attenzione sul carattere riservato della comunicazione, per logica va fatto già nell’intestazione chiarendo anche CHI è il destinatario specifico della stessa. Altrimenti, se lo diciamo in calce (e in piccolo), il lettore apprenderà dell’avvertenza soltanto dopo aver appreso l’informazione riservata.
Proprio geniale, nevvero?

Chiariamo ogni dubbio: impiegare una formula di stile non può essere una misura di sicurezza organizzativa. Mai. In nessun caso. Ma proprio mai e men che meno per il GDPR che prevede di valutare le misure secondo adeguatezza ed efficacia! Claro?

Qualche spunto pratico: un disclaimer privacy in firma e-mail “utile”.

Bene. Terminata la pars destruens, cerchiamone una construens e al sapor di concretezza. Insomma: se proprio ci teniamo ad avere una bella firma privacy (o il cliente ce lo chiede), allora tanto vale sfruttare al meglio lo strumento e unire l’utile al dilettevole. Orbene, una trattazione a parte potrebbe riguardare il diletto nello scrivere o adottare disclaimer, ma andrei decisamente OT…

Ecco un paio di spunti pratici…

#1 inserire l’avvertimento raccomandato all’interno delle linee guida del Garante per posta elettronica e internet, chiarendo così ai destinatari delle e-mail se:
– il messaggio non ha natura personale;
– le risposte potranno essere conosciute all’interno dell’organizzazione di cui fa parte il mittente.

#2 inserire il link dell’informativa privacy, in modo tale da renderla facilmente raggiungibile a tutti i destinatari delle comunicazioni, a beneficio del principio di trasparenza.

Insomma: se proprio vogliamo citare la privacy in firma e-mail, facciamo che sia per qualcosa di utile.

La privacy spiegata bene e fatta meglio. Artigianale. A misura d’uomo.

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