La casa mandante, l'agente e il sub-agente

La casa mandante e l'agente (+ il sub-agente)

CONTESTO: qual'è il rapporto privacy tra la casa mandante e i suoi agenti sul territorio? Le parti indipendenti tra loro ma vincolate da un contratto (detto "di agenzia") che stabilisce un coordinamento forte tra i due soggetti. Sia la casa mandante (preponente) che l'agente possono essere persone fisiche, ma anche società di persone o di capitali.

RUOLI PRIVACY:

  • CASA MANDANTE / PREPONENTE: titolare del trattamento dei dati
  • AGENTE: responsabile del trattamento

PERCHE': il rapporto di agenzia è un contratto tramite il quale un soggetto (l'agente) promuove contratti per un altro soggetto (casa mandante o preponente) in cambio di un compenso in denaro (le c.d. provvigioni). I clienti che vengono acquisiti e di cui dati vengono trattati sono selezionati dalla casa mandante (che definisce il perimetro geografico del mandato d'agenzia, e anche a volte il tipo di soggetti con cui interfacciarsi - es. liberi professionisti o società artigianali), sicché l'agente non ha autonomia nel fine per il quale tratta i dati, quello è determinato dalla casa mandante e basta. Inoltre, spesso non ha nemmeno completa autonomia sui mezzi, venendo anch'essi imposti dalla casa madre.

VARIAZIONI SUL TEMA:

  • IL SUBAGENTE: spesso queste figure sono completamente prive di una reale e propria organizzazione e agiscono direttamente all'interno della struttura dell'agente da cui dipendono, per conto del quale gestiscono un portafoglio clienti o una determinata zona. In casi come questo non è configurabile una vera e propria organizzazione che giustifichi un ruolo di sub-responsabile del trattamento. Rispetto alla casa mandante, quindi, questi sub-agenti saranno meramente degli autorizzati al trattamento (ex incaricati) dell'agente. Se invece il sub-agente ha una struttura sua propria (es. è responsabile della gestione di una vera e propria sub-agenzia sul territorio con proprio personale e una propria organizzazione), egli sarà sub-responsabile del trattamento.
  • L'INCARICATO DI VENDITA INDIPENDENTE: è una figura esistente nell'ambito del c.d. "network marketing". Si tratta di soggetti con un legame molto blando con una società nei confronti della quale agiscono promuovendo vendite è una figura assai fluida, con struttura piramidale. In generale, però, questi soggetti non hanno un'organizzazione vera e propria separata dalla società per la quale operano (es. non hanno dipendenti ma solo ulteriori incaricati di vendita che dipendono da loro, comunque all'interno delle regole stabilite dalla società che li ha affiliati). Per questo riteniamo che, nella maggior parte dei casi, queste figure siano da inquadrare come semplici soggetti autorizzati al trattamento sotto l'autorizzazione della titolare (gli ex incaricati al trattamento).

QUANDO L'AGENTE (O IL SUB-AGENTE) DIVENTA TITOLARE: poiché i ruoli nell'ambito della privacy dipendono da uno stato di fatto e non da una designazione vera e propria (essa serve solo a regolare i rapporti che già esistono), è ben possibile che l'agente o il sub-agente diventino a loro volta titolari del trattamento. Per avvenire ciò basterà che l'agente (o il sub-agente) stabilisca un fine suo proprio per i dati personali che la casa mandante (o che per conto di essa ha raccolto), ad esempio, una volta cessato il mandato, utilizzandole per proporre prodotti o servizi propri.

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